Co ma koza do zarządzania czasem? Coś ma, o tym będzie dalej;) Tymczasem przytoczę stary, żydowski dowcip:

Mosze żali się rabinowi:
– Rebe, ratuj ty mnie. W chałupie ciasno, oddychać nie ma czym, jeden drugiemu na głowie siedzi. Dzieci płaczą, żona wrzeszczy, teściowa zrzędzi, pies szczeka. Ja już nie daję rady. Co ja mam zrobić, Rebe?
– Kup ty se, Mosze, kozę.
Mosze zrobił jak mu rabin polecił, a po trzech dniach przychodzi zrozpaczony.

– Rebe, coś ty mię najlepszego kazał? Jeszcze większa ciasnota. Dzieci płaczą, żona wrzeszczy, teściowa zrzędzi, pies szczeka, a koza meczy. Oszaleję, ratuj Rebe!
– To ty, Mosze, sprzedaj tę kozę.
Mosze kozę sprzedał, a po kilku dniach wraca do rabina uradowany:
– Rebe, to była wspaniała rada, dziękuję! Wreszcie spokojnie się w domu zrobiło.

Nie wiem jak Wam, ale nam zdarzyło się skorzystać z metody „na kozę” parę razy, zupełnie niezamierzenie zresztą. Pamiętam choćby rozbiórkę starej szafy, która w częściach czekała na przyjazd „gabarytowej” śmieciarki. Tak sobie leżała grzecznie ponad miesiąc, aż przestaliśmy ją zauważać. A gdy wreszcie została wyniesiona, nastąpił szok: ależ pusto! Podobnie było przy okazji zdalnej nauki wiosną ubiegłego roku. Albercik był w pierwszej klasie, spotkań na Teamsie pierwszaki jeszcze nie miały, konieczne więc było niemal stałe asystowanie mu przy lekcjach: odczytanie tematów w elektronicznym dzienniku, omówienie, itp. Żeby nie spędzać tego czasu w jego pokoju, tylko móc jakoś funkcjonować, w salonie stanął dodatkowy stół w charakterze biurka. Mamy duży salon, fakt, ale mimo to pierwszego dnia wakacji stał się po prostu gigantyczny:)

Nie o ciasnotę jednak w sensie fizycznym mi teraz chodzi, ale o ilość zadań, na które nie starcza człowiekowi czasu. Poupychane w dobie sprawy, dopychane kolanem jak walizka przed podróżą.
Muusi… się… do cholery… jakoś… zmieścić. Nie mieści się.

CZAS od zawsze mnie fascynował. Bo czym on jest?
Bez względu na to czy ludzie go nazwą, czy będą go mierzyć, rzeczy dzieją się cyklicznie. Na Ziemi te zmiany widzimy gołym okiem i już dziecko we wczesnej podstawówce wie, że zależą choćby od obrotów naszej planety. Wszechświat nie potrzebuje naszych zegarów, by sprawnie działać.

My tymczasem potrzebujemy ich bardzo. Bez zegarka jesteśmy jak dzieci we mgle. Z zegarem biologicznym rozmijamy się na długie kilometry, a nasz mózg głupieje, gdy odciąć go od możliwości zorientowania się czy jest dzień, czy noc. I tak funkcjonujemy w jakimś dziwnym NIEDOCZASIE albo jeszcze dziwniejszym MIĘDZYCZASIE.

No dobrze, ale co to ma do nieszczęsnej kozy?

Wbrew pozorom bardzo dużo. Ile razy zdarzyło się Wam mówić, że doba jest za krótka, nie wyrabiacie się, nie znajdziecie ani minutki wolnej w ciągu dnia. Mnie się zdarzało. I co się okazywało? Że, mimo tego natłoku, brałam sobie na głowę kolejne zadanie – i bach – magicznie czas się rozciągał. I dawałam radę. Z trudem, ale jakoś. I wtedy pozbywałam się kozy. Jak? Obcinałam  niepotrzebną aktywność, czas, który poświęcałam na coś innego, tak naprawdę dla mnie nieistotnego. I nagle miałam tego czasu w bród.

Jeśli chcesz pozbyć się swojego NIEDOCZASU, zastosuj parę prostych metod pozwalających skutecznie zarządzać CZASEM. Umiejętność niezbędna nie tylko freelancerom, ale niezwykle przydatna każdemu, kto czuje, że ogrom spraw go przytłacza. Ba, nie tylko wówczas. To sposób, który pozwala znaleźć czas na hobby, przyjaciół i słodkie lenistwo.

PRZEPROWADŹ ANALIZĘ SWOJEGO DNIA

Zadanie nieco podobne do prowadzenia dzienniczka żywieniowego. Notuj jednak w dzienniku nie to, co jesz, ale to co robisz. Uczciwie zapisz każdą aktywność, z uwzględnieniem czasu spędzanego na przeglądaniu internetów i pracę koncepcyjną. Czyli wyszczególniasz co robiłeś i wskazujesz kiedy: od – do. Po paru dniach przejrzyj zapiski i spróbuj wyłowić aktywności, które sprawiają, że tak naprawdę marnujesz czas, który przecieka Ci przez palce.

Na marginesie: ścięłam się kiedyś w pracy z kolegą, który analizując wydajność programistów, karał ich za „nicnierobienie” polegające na siedzeniu przed komputerem i nie klikaniu w klawiaturę. W ferworze wyciskania cyferek z zasobów ludzkich (wiem, to brzmi) nie przyjmował do wiadomości, że człowiek, myśląc nad rozwiązaniem jakiegoś problemu czy analizując pomysł, niekoniecznie musi w tym samym momencie klikać. Dziwić się, że później oglądamy memy ze śpiącym przy otwartym oknie gościem, na którego klawiaturze gołębie dziobią rozsypane ziarenka.

CELE I ZADANIA: ZAPLANUJ I ZAPISUJ

Zastanów się: co jest Twoim celem?
Powiedzmy, że wyrobienie nowego paszportu, bo stary ma się ku końcowi.
Jakie zadania musisz w związku z tym wykonać?
– znaleźć stary paszport i sprawdzić jego ważność,
– pójść do fotografa, by zrobić zdjęcie,
– uiścić opłatę,
– udać się do biura paszportowego po druk wniosku (taaak… trzeba pomaszerować osobiście),
– wypełnić wniosek,
– złożyć tenże wniosek, nie zapominając, by mieć przy sobie dowód osobisty lub dotychczasowy paszport, jeśli jeszcze jest ważny,
– po jakimś czasie odebrać nowiutki dokument.

Określ deadline, czyli datę, do której chcesz osiągnąć cel. Rozpisz poszczególne zadania z uwzględnieniem czasu ich realizacji.

Na rynku dostępna jest szeroka oferta planerów, terminarzy i najróżniejszych kalendarzy w formie notesów. Komu nie zależy na konkretnych datach, może wybrać albo planer bez dat, albo po prostu zeszyt czy notes. Popularne są ostatnio notatniki typu bullet journal, czyli mające zakropkowane kartki. Wspaniałe miejsce do twórczego wyżycia się i zrobienia, czasem metodą prób i błędów, własnego planera, przejrzystego i wygodnego. Czy to na dzień, trzy czy tydzień albo miesiąc: to sprawa autora. To może też być zwykła kartka. Najważniejsze jest to, aby plan znalazł się na papierze. Może to być też papier wirtualny, co kto lubi. Ja, mimo korzystania na co dzień z wielu narzędzi do pracy biurowej, odkąd pamiętam miałam papierowy notatnik. I najchętniej piszę w nim ołówkiem.

Na liście powinny znaleźć się wszystkie Twoje zadania, jeśli nie chcesz polegać wyłącznie na pamięci. Ta bywa zawodna i czasem naprawdę warto mieć listę przed nosem, czarno na białym. Byle nie zawsze i nie wszędzie, czasem planowanie warto mieć po prosu w nosie;)

Ważne! Nie planuj całego dnia, nigdy, przenigdy.
Nie dość, że zapewne nie uda Ci się wyrobić z listą, zadania zaczną narastać i kumulować się  w kolejne dni, a Ty będziesz się wściekać albo czuć frustrację. Nie warto. Zaplanuj najwyżej 60%, zgodnie z regułą 60/40. Te pozostałe 40% zostaw na rzeczy spontaniczne, nieoczekiwane, nieprzewidziane itp.

WYZNACZ PRIORYTETY I KONTROLUJ REALIZACJĘ

Teraz przejrzyj powyższą listę i nadaj swoim zadaniom priorytety. Być może połowa jest na wczoraj. Na to nie możesz patrzeć, do tego nie masz ochoty się zabrać, a  to spędza Ci sen z powiek, bo boisz się, że nie podołasz. Zasada Tsara mówi, że przy dziesięciu priorytetowych sprawach, któraś na pewno będzie wykonana jako pierwsza. Więc luz;)

Na pierwszy ogień wrzuć to co pilne i naglące, z czysto przyziemnego powodu – jak tego nie zrobisz, możesz mieć kłopoty albo nieprzyjemności. Kolejne? To, co trudne i co budzi Twoją niechęć. Zdziwisz się, jaki ciężar spadnie Ci z ramion, gdy się z tym uporasz. Bo jestem przekonana, że się uporasz. Strach ma zazwyczaj największe oczy, a im bardziej daną rzecz od siebie odsuwasz, tym bardziej wydaje Ci się koszmarna i rośnie jak zmora w Twojej wyobraźni. Więc po prostu zrób co masz zrobić i zetnij hydrze łeb.

Tu kłania się prokrastynacja – odwlekanie spraw, na które nie mamy ochoty, niechęć do konfrontacji z nimi. Jak to wygląda w praktyce? Ano tak, że człowiek pójdzie coś przekąsić do kuchni albo herbatkę wypić, a to zadzwoni do przyjaciółki, a to może dziś jednak zajmie się czymś milszym… A sprawa wisi nad głową pompowana przez naszą niechęć do niej.

OK, masz już określoną kolejność, możesz przystąpić do realizacji. Gdy skończysz, oceń swoją pracę. Udało się? Jeśli tak, to znakomicie. Jeśli nie – przeanalizuj, co poszło nie tak, co trzeba poprawić i mądrzejsza o tę wiedzę wykorzystaj ją następnym razem.

ZAPOMNIJ O MULTITASKINGU

Mimo, że wielozadaniowość w pewnym momencie uchodziła (i nadal w wielu miejscach uchodzi) za olbrzymią zaletę, to psychologowie są zgodni: na dłuższą metę to się nie sprawdza. To raczej gaszenie pożarów, wymagające powracania do zgliszczy, bo zapewne gdzieś coś się jeszcze żarzy. Owszem, sprawia wrażenie, że człowiek jest strasznie, okropnie zajęty, wszystko ogarnia i ma dziesięć rąk, ale nam zależy nie na wywoływaniu wrażenia, a na realnej efektywności i oszczędności czasu dla samego siebie. Każda przerwana czynność, by zająć się inną, wymaga czasu na wdrożenie się w nią na nowo. Utrata wydajności murowana.

WYŁĄCZ ROZPRASZACZE

Punkt mający wiele wspólnego z dwoma powyżej. Rozpraszacze, czyli dystraktory, to zjadacze czasu. Nic nie wnoszą, poza chwilową przyjemnością oderwania się od zadania. Zwyczajnie przeszkadzają i wydłużają czas przeznaczony na właściwą pracę. Maile, SMS-y, pikanie komunikatorów; to te najbardziej odciągające. Chcesz przerwy, to po prostu ją sobie zrób. Uczciwie.

ZARZĄDZAJ DOMOWYMI PROJEKTAMI

Rzecz niezwykle istotna w codziennym życiu, a niezrównanymi jej mistrzyniami są panie domu. Te nie będą miały wątpliwości w jakiej kolejności ułożyć poniższe zadania:

  • A. Pranie: 1,5h
  • B. Przygotowanie obiadu: 30 min
  • C. Pieczenie się obiadu: 1 h
  • D. Napisanie wniosku do urzędu: 30 min
  • E. Suszenie prania: 3h
    Razem: 6,5 h

Ściema, prawda? To inaczej:

  • A. Pranie: 1,5h
  • B. Przygotowanie obiadu: 30 min – w trakcie A
  • C. Pieczenie się obiadu: 1 h – w trakcie A
  • D. Napisanie wniosku do urzędu: 30 min – w trakcie C i A
  • E. Suszenie prania: 3h
    Razem: 4,5 h

I oszczędzamy bite 2h. Magia, w trakcie prania trwającego 1,5h zrobimy rzeczy trwające łącznie 2h;) (tajemnica tkwi w C, gdyby ktoś nie zwrócił uwagi). A tak naprawdę, to wszystko zajmie nam zaledwie JEDNĄ godzinę, bo nasz udział nie jest potrzebny ani do pieczenia, ani do suszenia się prania (oczywiście przy założeniu, że pranie samo wyjmie się z pralki i powiesi;)).

***

Jestem przeciwniczką tak zwanych dupogodzin. Uważam, że dobrze zorganizowana praca, z nastawieniem na dobrze wykonany cel, zajmie: właśnie, wiecie ile czasu? Powiem Wam: dokładnie tyle, ile zajmie. Niektóre zadania wymagają skupienia i nie ma sensu robić ich po łebkach, bo zostanie to okupione błędami. W efekcie konieczne będą poprawki, a te niosą ze sobą nieuniknione koszty. Czy to w postaci żywego pieniądza, czy czasu (czyli w większości przypadków pieniądza). Są też zadania, które można wykonać ekspresowo, więc szkoda czasu na ślęczenie za biurkiem czy gdziekolwiek indziej w imię zasad.
Zgodnie z zasadą Pareto 80% wyników to efekt 20% włożonego wysiłku. Warto o tym pamiętać i skupić się na jakości.
Jeszcze jedno: zwróć uwagę, że są dni czy pory dnia, gdy pracuje Ci się lepiej lub gorzej. Niektórzy namawiają na zmianę nawyków, a ja proponuję po prostu przyjrzeć się temu i dopasować swoją aktywność do… no właśnie. Do zegara biologicznego. Przynajmniej trochę.

Zdarzają się sytuacje, że wszystkie plany, szczególnie te krótkoterminowe, można o kant czterech liter potłuc. U nas tak bywa, gdy trzeba jechać z młodym do szpitala. Pół biedy na parę dni, ale czasem ten czas liczy się w tygodniach. Po latach nauczyłam się, że dobre planowanie pomaga nawet w takiej sytuacji, bo im mniej ogonów za sobą ciągnę, im mniej spraw mam na wczoraj, tym łatwiej przenieść mi się do tej innej części świata, jaką jest szpital. Nic się za mną nie wali i nie płonie. Po prostu wiem, że taki jest urok naszego świata:)
Planowanie ma za zadanie pomóc uporządkować zadania i ułatwić nam życie, nie sprawić, że staniemy się niewolnikami swojej listy. Ona jest dla nas, nie my dla niej.

Pozostaje mi życzyć Wam owocnego planowania, brawurowej realizacji i satysfakcjonującego odpoczynku:)
Masza

PS. Podczas pisania artykułu nie ucierpiała żadna koza.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *